WCVA Trustee news 18 March 2009 / 18 Mawrth 2009

Governance

***Wales Charity Law Conference 2009***
WCVA is pleased to give advance notice of the Wales Charity Law Conference 2009, presented in partnership with Geldards LLP. This year’s conference will be held in Cardiff on 21 May next, and will offer the usual spread of high quality presentations and workshops on a variety of legal topics. It will also place some focus on the recessionary environment, looking at relevant legal issues and strategies to manage them.

The full programme and booking form can be downloaded from the WCVA website, and will be distributed via Network, by email and hardcopy mailing. For further information please contact: WCVA Events on 029 2043 1724 or eventsadmin@wcva.org.uk

Governance research
The Open University is carrying out international comparative research into the role of board chairs in the governance of voluntary organisations. The University is seeking input from board chairs, board members or those who have experience of working with boards in the voluntary sector. Anyone who completes the questionnaire and provides contact details will be sent a summary of the main results and recommendations.

Accounting and finance

***Hallmarks of a well run charity***
WCVA, in partnership with Watts Gregory LLP accountants and the Charity Commission, will be presenting a half day seminar: Hallmarks of a well run charity – regulatory and accounting essentials, to be held at Baltic House, Cardiff on 30 April. This innovative seminar will review both the governance and financial management issues identified by the Commission‘s Hallmarks publication, essential for the sound running of any charity. Further information can be found on the WCVA website or for a copy of the booking form please contact: WCVA Events on 029 2043 1724 or eventsadmin@wcva.org.uk

Filing accounts
The income threshold for registered charities having to submit their Annual Reports and Accounts to the Charity Commission increases from £10,000 to £25,000 shortly. GuideStar UK is planning to enable charities under the new reporting threshold to continue to make their reports available to the public by uploading them to the GuideStar website directly, thus helping to make such information available for funders etc.

GuideStar UK has also produced a video looking at the importance of information in the development of the voluntary sector.

Charity Commission

Almshouse charities
The Charity Commission has published three factsheets covering the three main problems faced by almshouse charities that find themselves in trouble: Trusteeship, Property and Financial Difficulties. These factsheets can be used by trustees and case officers to provide information and guidance in support of potentially failing almshouse charities.

Mosque survey
The Charity Commission has published its first Survey of mosques in England and Wales, which shows that mosques contribute to their local communities through a wide range of services and activities in addition to providing space for worship, from sport and leisure activities to healthy living programmes and assistance for senior citizens.

Tax and VAT

Member benefits
In its Revenue & Customs Brief 06/09, HMRC has clarified that the Extra-Statutory Concession 3.35 cannot be applied retrospectively. ESC 3.35 permits non-profit making membership bodies that supply a single package of benefits to their members to apportion their subscriptions to reflect the value and VAT liability of the individual benefits, without regard to whether there is one principal benefit.

New P45
Employers are being reminded by HMRC that they must use the new A4 version of form P45 from 6 April next. Introduced in October 2008, the new form includes date of birth and gender.

Miscellaneous

Voluntary Sector Scheme
The Voluntary Sector Scheme Annual Report 2007-08, has been published, and details how the Assembly Government has worked in partnership with, and supported, voluntary organisations, community organisations and social enterprises in Wales in the financial year 2007-08.

Notifying risks
The Court of Appeal has held in Quayyum Ansari v New India Assurance Limited [2009] EWCA Civ 93 that turning off a fire-suppressing sprinkler system constituted a material change to the risk taken on under a buildings insurance policy. This allowed the insurer to avoid a landlord’s policy, notwithstanding that the tenant turned off the sprinkler. The proposal form completed by the landlord when applying for buildings insurance stated that the building was protected by an automatic sprinkler system. The tenant who occupied the building turned off the sprinkler system because a water leak had previously damaged the stock held in the building.

The case places a greater obligation on building owners than had previously been thought to apply. This entails either informing their insurer of, or preventing, a material change to the facts stated in a proposal form.

Third sector PR guide
A free online guide to help small third sector organisations improve their public relations has been developed by the Abbey Charitable Trust and launched by the financial services firm Abbey. The bank says its Abbey PR Guide provides a practical introduction to media relations, including issues such as working with corporate PR teams and hosting journalists at events.

Employment law and practice

Work-related stress
The Health and Safety Executive has launched a new website aiming to assist businesses in preventing and dealing with work-related stress. The website includes updated advice and guidance, a self-assessment questionnaire, case studies and some good practical examples. The main focus of the website is however the ‘Management Standards’ for work-related stress, which are not new, and are already used as a yardstick for many organisations. The website represents current understanding and best practice based on the HSE’s work with organisations from the public and private sector. It is not intended to replace existing HSE guidance on managing the causes of work-related stress.

Management guidance
Acas has published Front line managers, a new guide advising senior managers on how to get the best out of their frontline managers, supervisors, team leaders, and project leaders.

Heyday appeal – UK retirement age
The ECJ has handed down its decision in the Heyday appeal. Heyday (a branch of Age Concern) contended that 'forced retirement' at age 65, permissible under the Employment Equality (Age Discrimination) Regulations 2006, is inconsistent with the EU Equal Treatment Framework Directive. In summary, the ECJ follows the Advocate-General's opinion, deciding:

• A retirement age of 65 is, in theory, capable of being justified as being a proportionate means of achieving a legitimate aim. It is for the UK courts to decide whether that test is met.
• UK legislation does not breach the Equal Treatment Framework Directive by failing to set out, expressly, a list of permissible 'legitimate aims'.

So, the case will go back to the High Court to decide whether the ability to lawfully dismiss on grounds of retirement at age 65 is a proportionate means of achieving a legitimate aim.

Sickness and holiday pay
On the 20 January last the ECJ handed down its opinion in Stringer v HMRC (previously known as Ainsworth v HMRC). The ECJ held:

• A worker who is on sick-leave for the whole of an annual leave year is entitled to a period of four weeks' paid annual leave, despite the fact they are not actually at work. The national courts can decide whether the paid leave can be taken during that year, or whether it should be carried over to another year, but either way the employee is entitled to be paid at some point.
• The right to paid annual leave is not extinguished at the end of a leave year if the worker was on sick leave for the whole of that year, or if he was absent on sick leave for part of the year and was still on sick-leave when his employment terminates.

The House of Lords will now give a final judgment, and (in the light of the ECJ opinion) will no doubt overturn the Court of Appeal's decision from April 2005 that the right to paid holiday leave did not accrue during periods of sickness absence.

Harassment under the Race Relations Act 1976
The EAT’s judgement in Richmond Pharmacology v Dhaliwal analyses the requirements of 'harassment' (which is now a discrete form of discrimination under the various discrimination Acts). In this case a director had said to a senior employee who was leaving the company, "We will probably bump into each other in future, unless you are married off in India". She claimed that amounted to an act of harassment on grounds of her race.

Upholding the tribunal's finding that it did amount to harassment, the Tribunal reminded practitioners that the 'old' caselaw on harassment, created before the statutory definition, should be largely disregarded - as should caselaw under the Protection from Harassment Act 1997 (para. 11). The judgement also analyses the statutory provisions and sets out what they require (paras. 12-16).

Statutory dismissal and grievance procedures
Whilst it is widely believed that the statutory dismissal and grievance procedures are being abolished on 6 April next, the transitional provisions are a bit more complicated than that. Barrister, Daniel Barnett, has put together a useful summary, which is a lot more readable than the actual statutory instrument.

Employment status
In Protectacoat Firthglow Ltd v Szilagyi, the Court of Appeal clarified the correct test for establishing a 'sham' contract. Protectacoat claimed Mr Szilagyi was an independent contractor, and notwithstanding a so-called ‘partnership agreement’, the degree of control exercised over his work was found to demonstrate that an employment relationship existed. From the leading judgment by Lady Smith, the following principles emerge:

• The question is always what the true legal relationship is between the parties. If there is a contractual document, that is ordinarily where the answer is to be found. But, if it is asserted that the document does not represent or describe the true relationship, the court or tribunal has to decide, on all the evidence, what the true relationship is.
• The court or tribunal has to consider whether or not the words of the written contract represent the true intentions or expectations of the parties, not only at the inception of the contract but, if appropriate, as time goes by.
• Commenting on Consistent Group Ltd v Kalwak&Ors [2008] EWCA Civ 430, a document which can be shown to be a sham "designed to deceive others" will be wholly disregarded in deciding what is the true relationship between the parties, but it is not only in such a case that its contents cease to be definitive.

Newyddion Ymddiriedolwyr

Llywodraethu

*** Cynhadledd Cyfraith Elusennau Cymru 2009 ***
Mae WCVA yn falch o’ch hysbysu ymlaen llaw am Gynhadledd Cyfraith Elusennau Cymru 2009. Caiff ei chyflwyno mewn partneriaeth â Geldards LLP. Cynhelir y gynhadledd eleni yng Nghaerdydd ar 21 Mai, a bydd yn cynnig y dewis arferol o gyflwyniadau a gweithdai o safon uchel ar amrywiol bynciau cyfreithiol. Bydd hefyd yn rhoi rhywfaint o ffocws ar yr amgylchiadau mewn dirwasgiad, gan edrych ar faterion cyfreithiol perthnasol ac ar strategaethau i’w rheoli.

Gellir llwytho’r rhaglen lawn a ffurflen archebu oddi ar wefan WCVA, a chânt eu dosbarthu drwy Rhwydwaith, dros yr e-bost a thrwy bostio copi caled. I gael rhagor o wybodaeth, cysylltwch â: Digwyddiadau WCVA ar 029 2043 1724 neu eventsadmin@wcva.org.uk

Ymchwil ar lywodraethu
Mae’r Brifysgol Agored yn cynnal ymchwil ryngwladol gymharol i rôl cadeiryddion byrddau wrth lywodraethu mudiadau gwirfoddol. Mae’r Brifysgol yn chwilio am fewnbwn gan gadeiryddion byrddau, aelodau byrddau neu’r rheini sydd â phrofiad o weithio gyda byrddau yn y sector gwirfoddol. Bydd unrhyw un sy’n llenwi’r holiadur ac sy’n rhoi manylion cyswllt yn cael crynodeb o’r prif ganlyniadau ac argymhellion.

Cyfrifyddu a chyllid

***Nodweddion elusen sy’n cael ei rhedeg yn dda***
Bydd WCVA, mewn partneriaeth â chyfrifwyr Watts Gregory LLP a’r Comisiwn Elusennau, yn cynnal seminar hanner diwrnod: Nodweddion elusen sy’n cael ei rhedeg yn dda – hanfodion rheoleiddio a chyfrifo yn Nhŷ Baltig, Caerdydd ar 30 Ebrill. Bydd y seminar arloesol hwn yn adolygu’r materion rheoli sy’n ymwneud â llywodraethu a materion ariannol a nodwyd wrth i’r Comisiwn gyhoeddi’r Nodweddion, sy’n hanfodol ar gyfer rhedeg unrhyw elusen yn gadarn. Mae rhagor o wybodaeth ar gael ar wefan WCVA neu i gael copi o’r ffurflen archebu, cysylltwch â Digwyddiadau WCVA ar 029 2043 1724 neu eventsadmin@wcva.org.uk

Ffeilio cyfrifon
Bydd trothwy’r incwm ar gyfer elusennau cofrestredig y mae’n rhaid iddynt gyflwyno eu Hadroddiadau Blynyddol a’u Cyfrifon i'r Comisiwn Elusennau yn cynyddu o £10,000 i £25,000 cyn bo hir. Mae GuideStar UK yn bwriadu sicrhau bod elusennau, dan y trothwy adrodd newydd, yn dal i allu gwneud eu hadroddiadau ar gael i’r cyhoedd drwy eu llwytho i fyny i wefan GuideStar yn uniongyrchol, sydd felly’n gymorth i sicrhau bod gwybodaeth o’r fath ar gael i gyllidwyr ayb.

Mae GuideStar UK hefyd wedi cynhyrchu fideo sy’n edrych ar bwysigrwydd gwybodaeth wrth ddatblygu’r sector gwirfoddol.

Y Comisiwn Elusennau

Elusennau elusendai
Mae’r Comisiwn Elusennau wedi cyhoeddi tair taflen ffeithiau yn ymwneud â’r tair prif broblem a wyneba elusennau elusendai sy’n cael eu hunain mewn picil: Ymddiriedolaeth, Eiddo ac Anawsterau Ariannol. Gall ymddiriedolwyr a swyddogion achos ddefnyddio’r taflenni ffeithiau hyn i gael gwybodaeth ac arweiniad er mwyn cefnogi elusennau elusendai y mae perygl iddynt fethu.

Arolwg mosg
Mae’r Comisiwn Elusennau wedi cyhoeddi Arolwg o fosgiau yng Nghymru a Lloegr, yr un cyntaf iddo’i wneud, ac mae’n dangos bod mosgiau’n cyfrannu at eu cymunedau lleol drwy ystod eang o wasanaethau a gweithgareddau yn ogystal â rhoi lle i addoli, o weithgareddau hamdden a chwaraeon i raglenni byw’n iach a chymorth ar gyfer pobl hyn.

Treth a Threth ar Werth

Buddion i aelodau
Yn ei Briff Cyllid a Thollau 06/09, mae Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi wedi esbonio na ellir cymhwyso'r Consesiwn Allstatudol 3.35 yn ôl-weithredol. Mae Consesiwn Allstatudol 3.35 yn caniatáu i gyrff aelodaeth nad yw’n gwneud elw ac sy’n rhoi un pecyn o fuddion i’w haelodau ddosrannu eu tanysgrifiadau er mwyn adlewyrchu gwerth y buddion unigol a’r TAW sy’n ddyledus, heb ystyried a oes un prif fudd.

P45 newydd
Atgoffir cyflogwyr gan Cyllid a Thollau EM bod yn rhaid iddynt ddefnyddio fersiwn A4 newydd y ffurflen P45 o 6 Ebrill ymlaen. Cyflwynwyd y ffurflen newydd ym mis Hydref 2008 ac mae’n cynnwys dyddiad geni a rhyw.

Amrywiol

Cynllun y Sector Gwirfoddol
Cyhoeddwyd Adroddiad Blynyddol Cynllun y Sector Gwirfoddol 2007-08, ac mae’n esbonio sut mae Llywodraeth y Cynulliad wedi gweithio ar y cyd â mudiadau gwirfoddol, mudiadau cymunedol a mentrau cymdeithasol yng Nghymru yn y flwyddyn ariannol 2007-08, ac wedi’u cefnogi.

Rhoi gwybod am beryglon
Mae’r Llys Apêl wedi datgan yn achos Quayyum Ansari v New India Assurance Cyfyngedig [2009] EWCA Civ 93 fod diffodd system chwistrellu i atal tân yn newid o bwys o ran y risg a gymerir yn unol â pholisi yswiriant adeiladau. Roedd hyn yn caniatáu i’r yswiriwr osgoi polisi landlord er gwaethaf y ffaith fod y tenant wedi diffodd y system chwistrellu. Ar y ffurflen gynnig a gwblhawyd gan y landlord wrth wneud cais am yswiriant adeiladau, roedd yn dweud bod yr adeilad wedi’i ddiogelu â system chwistrellu awtomatig. Roedd y tenant a oedd yn defnyddio’r adeilad wedi diffodd y system chwistrellu oherwydd bod y stoc a gadwyd yn yr adeilad wedi cael ei difrodi yn y gorffennol ar ôl i ddwr ollwng arni.

Mae’r achos yn rhoi mwy o orfodaeth ar berchnogion adeiladau nag a feddyliwyd gynt. Mae hyn yn golygu eu bod naill ai’n dweud wrth eu hyswirwyr am newid o bwys yn y ffeithiau a roddwyd yn y ffurflen gynnig neu’n osgoi newid o’r fath.

Canllawiau i’r trydydd sector ar gysylltiadau cyhoeddus
Mae Ymddiriedolaeth Elusennol Abbey wedi datblygu canllawiau ar-lein am ddim i helpu mudiadau bach y trydydd sector i wella eu cysylltiadau cyhoeddus. Fe’u lansiwyd gan y cwmni gwasanaethau ariannol Abbey. Dywed y banc fod y Canllawiau Cysylltiadau Cyhoeddus gan Abbey yn rhoi cyflwyniad ymarferol i gysylltiadau gyda’r cyfryngau, gan gynnwys materion megis gweithio gyda thimau Cysylltiadau Cyhoeddus corfforaethol a gofalu am newyddiadurwyr mewn digwyddiadau.

Cyfraith ac arferion cyflogaeth

Straen sy'n deillio o waith
Mae’r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch wedi lansio gwefan newydd sydd â’r nod o gynorthwyo busnesau i atal a delio â straen sy'n deillio o waith. Mae’r wefan yn cynnwys y cyngor a’r arweiniad diweddaraf, holiadur hunanasesu, astudiaethau achos ac enghreifftiau ymarferol da. Fodd bynnag, yr hyn y mae’r wefan yn canolbwyntio'n bennaf arno yw’r ‘Safonau Rheoli’ ar gyfer straen sy’n deillio o waith. Nid yw’r safonau hyn yn newydd ac fe’u defnyddir eisoes fel ffon fesur gan sawl sefydliad. Mae’r wefan yn cynrychioli’r ddealltwriaeth a’r arfer gorau presennol sy’n seiliedig ar waith yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch gyda mudiadau o’r sector cyhoeddus a’r sector preifat. Ni fwriedir iddo ddisodli’r canllawiau presennol gan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch ar reoli achosion o straen sy’n deillio o waith.

Canllawiau rheoli
Mae Acas wedi cyhoeddi Rheolwyr rheng flaen, canllawiau newydd sy’n cynghori uwch reolwyr ynghylch sut mae cael y gorau o’u rheolwyr rheng flaen, goruchwylwyr, arweinwyr tîm, ac arweinwyr prosiect.

Apêl Heyday – oed ymddeol yn y DU
Mae Llys Cyfiawnder Ewrop wedi cyhoeddi ei benderfyniad yn achos apêl Heyday. Bu Heyday (cangen o Age Concern) yn dadlau bod 'gorfodaeth i ymddeol' yn 65 oed, a ganiateir dan Reoliadau Cydraddoldeb Cyflogaeth (Gwahaniaethu ar sail Oedran) 2006, yn anghyson â Chyfarwyddeb Fframwaith yr UE ar Driniaeth Gyfartal. I grynhoi, mae Llys Cyfiawnder Ewrop yn dilyn barn yr Adfocad Cyffredinol, gan benderfynu ar y canlynol:

• Mewn theori, mae modd cyfiawnhau oed ymddeol o 65 fel dull cymesur o gyrraedd nod cyfreithlon. Llysoedd y DU fydd yn penderfynu a yw’n cyrraedd y prawf hwnnw.
• Nid yw deddfwriaeth y DU yn torri amodau’r Gyfarwyddeb Fframwaith ar Driniaeth Gyfartal drwy fethu â nodi’n benodol restr o ‘nodau cyfreithlon’ a ganiateir.

Felly, bydd yr achos yn dychwelyd i’r Uchel Lys er mwyn penderfynu a yw’r gallu i ddiswyddo rhywun yn gyfreithlon ar sail ymddeoliad yn 65 oed yn ddull cymesur o gyrraedd nod cyfreithlon.

Tâl salwch a gwyliau
Ar 20 Ionawr, cyhoeddodd Llys Cyfiawnder Ewrop ei farn yn achos Stringer v Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (a adwaenid gynt fel Ainsworth v Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi). Dyfarnodd Llys Cyfiawnder Ewrop:

• Mae gan weithiwr sy’n absennol oherwydd salwch am flwyddyn wyliau blynyddol gyfan yr hawl i gyfnod o bedair wythnos o wyliau blynyddol â thâl, er nad ydynt mewn gwirionedd yn y gwaith. Gall y llysoedd cenedlaethol benderfynu p’un ai a ellir cymryd y gwyliau â thal yn ystod y flwyddyn honno, neu a ddylai gael ei drosglwyddo i flwyddyn arall, ond naill ffordd neu’r llall, mae gan y gweithiwr hawl i gael ei dalu rywbryd.
• Nid yw’r hawl i gael gwyliau blynyddol â thal yn dirwyn i ben ar ddiwedd blwyddyn wyliau os yw’r gweithiwr yn absennol oherwydd salwch am y flwyddyn honno i gyd, neu os oedd yn absennol oherwydd salwch am ran o’r flwyddyn ac yn dal i fod yn absennol oherwydd salwch pan ddaw ei swydd i ben.

Bydd Tŷ'r Arglwyddi yn rhoi ei ddyfarniad terfynol yn awr a byddant, yn ddi-os (yng ngoleuni barn Llys Cyfiawnder Ewrop) yn gwyrdroi penderfyniad y Llys Apêl o fis Ebrill 2005 nad oedd yr hawl i gael gwyliau blynyddol â thâl yn cronni yn ystod cyfnodau o absenoldeb oherwydd salwch.

Aflonyddu dan Ddeddf Cysylltiadau Hiliol 1976
Mae dyfarniad Tribiwnlys Apêl Cyflogaeth yn achos Richmond Pharmacology v Dhaliwal yn dadansoddi gofynion 'aflonyddu’ (sydd bellach yn ffurf ar wahân o wahaniaethu yn unol â’r amrywiol Ddeddfau ar wahaniaethu). Yn yr achos hwn, roedd cyfarwyddwr wedi dweud wrth uwch weithiwr a oedd yn gadael y cwmni, "Mae’n siwr y byddwn ni’n taro ar ein gilydd yn y dyfodol, os na fyddi di wedi gorfod priodi rhywun yn India". Honnodd bod hyn yn gyfystyr ag aflonyddu ar sail ei hil.

Gan gadarnhau penderfyniad y tribiwnlys ei fod yn gyfystyr ag aflonyddu, atgoffodd y Tribiwnlys ymarferwyr y dylid anwybyddu, i raddau helaeth, yr ‘hen’ gyfraith achosion ar aflonyddu, a grëwyd cyn y diffiniad statudol, - fel y dylid hefyd ar gyfer cyfraith achosion yn unol â Deddf Gwarchod rhag Aflonyddu 1997 (para. 11). Mae’r dyfarniad hefyd yn dadansoddi’r darpariaethau swyddogol ac yn nodi’r hyn sy’n ofynnol (paragraffau 12-16).

Gweithdrefnau cwyno a diswyddo statudol
Er mai’r gred cyffredinol yw y bydd y gweithdrefnau cwyno a diswyddo statudol yn cael eu diddymu ar 6 Ebrill, mae’r darpariaethau trosiannol ychydig yn fwy cymhleth na hynny. Mae’r bargyfreithiwr, Daniel Barnett, wedi llunio crynodeb defnyddiol, sy’n llawer haws ei ddarllen na’r offeryn statudol ei hun.

Statws cyflogaeth
Yn achos Protectacoat Firthglow Ltd v Szilagyi, esboniodd y Llys Apêl y prawf cywir ar gyfer sefydlu contract ‘ffug’. Honnai Protectacoat fod Mr Szilagyi yn gontractwr annibynnol, ac er gwaethaf yr hyn a elwid yn ‘gytundeb partneriaeth’, canfuwyd bod y rheolaeth a weithredwyd dros ei waith yn dangos bod perthynas gyflogaeth yn bodoli.

Daw’r egwyddorion canlynol o’r prif ddyfarniad gan y Fonesig Smith:

• Y cwestiwn bob amser yw beth yw’r gwir berthynas gyfreithlon rhwng y partïon. Os oes dogfen gontract, yna yn honno, fel arfer, y ceir yr atebion. Ond, os honnir nad yw’r ddogfen yn cynrychioli nac yn disgrifio’r gwir berthynas, mae’n rhaid i’r llys neu’r tribiwnlys benderfynu beth yw’r gwir berthynas, ar sail yr holl dystiolaeth.
• Mae’n rhaid i’r llys neu’r tribiwnlys ystyried a yw geiriau'r contract ysgrifenedig yn cynrychioli gwir fwriadau neu ddisgwyliadau’r partïon, nid yn unig ar ddechrau’r contract ond, os yw’n briodol, wrth i amser fynd heibio.
• Wrth roi sylwadau ar achos Consistent Group Ltd v Kalwak&Ors [2008] EWCA Civ 430, bydd dogfen y mae modd dangos ei bod yn ffug ac wedi’i "llunio er mwyn twyllo eraill" yn cael ei diystyru’n llwyr wrth benderfynu beth yw’r gwir berthynas rhwng y partïon, ond dim ond mewn achos o’r fath y mae ei gynnwys yn peidio â bod yn bendant.