WCVA Trustee news March 2010 / Newyddion WCVA Mawrth 2010
This is a bilingual message, click here for the Welsh version.
Trustee News is produced for WCVA e-members who have signed up to receive information about trustee and governance issues. Trustee News is sent out on a monthly basis. If you’d like to sign up to receive Trustee News please complete the online form at the following link www.wcva.org.uk/membership. WCVA produces a raft of e-newsletters to support the work of third organisations and you may also wish to subscribe to them using the same link.
WCVA is keen to identify the legal, trustee and governance issues which excite alarm or confuse. Trustee News provides an opportunity to focus on issues most relevant to the third sector. Your suggestions for topics to be covered in future editions of Trustee News would be appreciated, please email avaughan@wcva.org.uk.
Inside Trustee News, features this month
- Trustees personal liabilities and pension schemes
- Charitable Incorporated Organisation- an update
- Industrial and provident Societies- Private Members Bill
- Public sector squeeze intelligence
- Payments Council and cheques
- Legal Services Commission - consultation on adult social care law
- Registration with Electoral Commission - a reminder
- How safe are you keeping personal data? This article was written by Emma Burns, a partner in Geldards LLP based in their Cardiff office. Emma is also a trustee of Breast Cancer Care.
Trustees personal liabilities and pension schemes
The dispute between the body which runs the YMCA pension scheme and a number of small local associations is one for trustees to watch. The YMCA Pension Plan trustee claims that the Hirwaun local association owes £18,200 as its contribution to the deficit in the pension scheme. Mr Colin Shaw, a volunteer at Hirwaun YMCA, is being held personally liable for the alleged debt as the charity is unincorporated. The case is due to be heard on the 18th March.
Advice and support is available to any trustee concerned about their personal liability. The WCVA in partnership with local county voluntary councils (CVCs) produces a suite of Information Sheets on a wide variety of topics including trustees and their liabilities. These sheets can be obtained from your local CVC or can be downloaded from the WCVA trustee website. Contact details for your local CVC appear at the end of this newsletter.
Charitable Incorporated Organisations - lack of parliamentary time
The long awaited Charitable Incorporated Organisation, which was originally expected to be available during the Summer 2008, will not now be available until late 2010 or early 2011. The delay is attributed to lack of parliamentary time to pass the necessary secondary legislation, operational issues surrounding phased implementation and concerns about the regulator’s ability to manage information on the liabilities of CIO. The aim is to present the necessary legislation as soon as possible to the new parliament.
A Private Members’ Bill has been introduced to Parliament with the aim of modernising the law in relation to industrial and provident societies and bringing it into line with current company law. The key aspects of the bill are:-
- A requirement that any new industrial and provident societies are registered as either co-operative or community benefit societies.
- To amend the name of the Industrial and Provident Acts to the Co-operative and Community Benefit Societies and Credit Unions Acts.
- To ensure that the Companies Directors Disqualification Act 1986 applies to industrial and provident societies to bring this element of corporate governance to IPSs in line with companies and other mutuals.
- To give the Treasury powers to apply company law to industrial and provident societies, in particular, in relation to dissolution, restoration to the register, company names and investigation of companies.
Public Sector Squeeze Intelligence
If you have any evidence on funding cuts that you are willing to share with WCVA, please email: avaughan@wcva.org.uk.
Payments Council and Cheques
In 2009 the Payments Council decided that cheques would be withdrawn in 2018. The Payments Council has now announced that cheques will not be abolished before 2018 and that it would hold workshops for charities with concerns about electronic banking.
The move to electronic banking will change the onus of proof to Trustees seeking reimbursement of funds. A bank will reimburse funds withdrawn through the use of a forged cheque, unless the bank can demonstrate that the trustees were negligent. That burden of proof shifts to the trustees who must demonstrate that the bank has been negligent in respect of electronic banking transactions. The abolition of cheques could leave small charities especially vulnerable to fraud, according to a specialist in small charity accounting. This could be both time consuming and expensive to prove and may be damaging to a charity’s cash flow position.
Legal Services Commission- consultation on adult social care law
In 2008 the Law Commission announced a project to review adult social care law in England and Wales. Adult social care includes a range of services provided by social services departments such as day centres and home care services, as well as assessments of need and safeguarding adults from abuse and neglect.
The Law Commission’s consultation paper, which will set out detailed proposals for law reform, was published on 24 February 2010. It can be downloaded from http://www.lawcom.gov.uk/adult_social_care.htm.
The following paragraphs shave been extracted from the Law Commission’s letter by way of background information.
Why does the law need to be reformed?
The legal framework for the provision of community care services is a piecemeal and fragmented body of law. This leads to inefficiency and uncertainty, both for service users and social care professionals. Some areas are incomprehensible and others are confusing and sometimes discriminatory. The ultimate aim of the project is to provide a new coherent legal structure – in the form of a single social care statute for England and Wales – so that service users and carers can more easily understand which services they are entitled to. The review also provides an opportunity to modernise language and concepts in the law, so as to more accurately reflect current understandings of disability and citizenship.
A snapshot of the main features of the project:
- Should a new social care statute include on its face a set of core principles that underpin and guide the actions of social care professionals?
- Should there be a single duty to carry out a community care assessment and when should it be triggered?
- How should the law provide for an assessment of carers, and is the current definition of a carer appropriate?
- How should the law establish entitlement to services and direct payments?
- Can the law help to ensure that disabled people are not prevented from moving to a different local authority area because they don’t know in advance whether they will be entitled to services?
- How should the definitions and language used in legislation be altered in order to modernise and de-stigmatise services?
- What legal changes are needed to the adult safeguarding procedures?
- How should the law reflect differences between England and Wales?
A four month consultation period began on 24th February and the Law Commission is keen to encourage a wide range of comments – particularly those from social workers, service users and their families, carers and advocates. During the consultation the Law Commission shall be attending meetings and conferences around the country, to try and obtain a full range of responses to the proposals.
If you have any meetings workshops or events which could contribute to the consultation process or would be prepared to arrange one specifically for consultation with the Law Commission please contact the law Commission either emailing adultsocialcare@lawcommission.gsi.gov.uk or speaking to Amanda Walker on 0203 334 0264.
Electoral Commission – a reminder
The Electoral Commission has begun writing to charities advising them of the rules regarding campaigning in the run up to an election. The article is repeated from the February edition of trustee News as a reminder.
With a general election around the corner, the Charity Commission has released guidance on ‘Charities and Elections’. The guidance will enable a charity to determine whether it needs to register with the Electoral Commission. Charities should be and be seen to be independent from party politics. The Charity Commission guidance will enable charities to retain their independence and use their voice effectively at election time. Charities which use material that could be seen as indicating to the public that particular parties or candidates support or oppose their policies may need to register with the Electoral Commission. Any organisation which campaigns on a political issue in an election period and spends over £10K in England or £5K in the rest of the UK is required to register with the Electoral Commission.
For the Charity Commission guidance click here.
How safe are you keeping personal data?
Data protection is an increasingly important area of compliance for charities. Charities tend to hold a lot of information about a lot of different groups including their employees, clients, supporters, volunteers and, of course, trustees. The enhanced technological ability to store, access and transfer data creates huge opportunities, but brings with it new and sizeable risks that trustees should be considering as part of their risk strategy.
What you probably don’t want to hear is that the risk is set to increase considerably this Spring . . .
This is when the Information Commissioner’s Office (ICO) gets new powers to levy substantial fines. This is a reaction to recent high profile breaches of the data protection legislation, the most obvious being when 25 million Child Benefit records, including names, addresses and bank account details, went missing when a disk was lost in the post. But there was also the time when Home Office contractor PA Consulting admitted losing a computer memory stick containing information on all 84,000 prisoners in England and Wales, including personal details of about 10,000 prolific offenders.
Although some of the most high profile data protection breaches have been in the public sector, it’s not just a public sector phenomenon. Staff at T-Mobile were reported last year as having passed on records from thousands of customers to third party brokers. The brokers then the sold the data on to other phone firms, who cold-called the customers when their contracts were about to expire.
‘Unacceptable amounts of data are being stolen, lost in transit or mislaid by staff. Far too much personal data is still being unnecessarily downloaded from secure servers on to unencrypted laptops, USB sticks, and other portable media.’
Deputy Information Commissioner, David Smith
Another private sector story last year concerned the Construction Industry ‘black-list’ run by the shadowy group The Consulting Association. It held a database of some 3,200 names and invoices showing that 44 construction firms, including some of the UK's biggest, had used its services to vet staff without them being aware of it.
What are the new powers?
From 6 April 2010, the ICO will have the power to fine organisations up to £500,000 for each breach of data protection. The ICO can impose these fines when:
- a serious breach of the data protection principles is likely to cause substantial damage or distress and either the breach
- was deliberate
- or the organisation knew, or ought to have known, that the breach would occur, and that it would be likely to cause substantial distress, but they failed to take reasonable steps to prevent it.
The level of potential fines represents a worrying development for charities, but you should be comforted by the fact that the ICO is keen to stress that the amount of penalty will depend on the circumstances in each case. The ICO will take into account:
- what the breach is and how many people it affects
- the impact it has on those people
- the guilty party’s behaviour, including whether they had procedures in place to avoid the breach and whether they reported it voluntarily to the ICO
- the impact the financial penalty would have on the charity, given its size and resources.
The Personal Information Promise initiative
The message from the ICO to all organisations about the new fines is that they have nothing to fear if they take their responsibilities under the Data Protection Act seriously. The ICO is also still trying to encourage organisations to comply through positive mechanisms such as the Personal Information Promise initiative.
The ICO describes the Promise as ‘a mission statement for the handling of personal information that acts as a signal from the very top that protecting personal information is a key organisational aim’. The Promise doesn’t create any legal obligations, but demonstrates an organisation’s public commitment to comply with the Data Protection Act and store all data securely. This is definitely something that trustees should be striving for.
This article was written by Emma Burns, a partner in Geldards LLP based in their Cardiff office. Emma is also a trustee of Breast Cancer Care.
Inside Trustee News, regular features updated monthly
- WCVA Conferences
- Trustee resources and training opportunities
- Trustee recruitment
- What’s occurring at the Assembly? How might it affect you?
- Helpdesk and the benefits of WCVA Membership
- WCVA family of websites
- Local CVC contact details
WCVA Conferences
The Wales Charity Law Conference 2010 is to be held in Cardiff on 20 May. The aim is to deliver advice and guidance on the areas of law of greatest interest to you. Current plans include employment law updates, advice on using the Charity Commission toolkit when considering collaborative working, and drafting and implementing a trustee code of conduct.
Please contact avaughan@wcva.org.uk with your suggestions.
The Trustee and governance Conference will be held in Wrexham on 11 November 2010.
Two topical half day seminars will also be held this year.
Trustee resources and training opportunities
Being a trustee is both hugely rewarding and demanding. To support trustees discharge their duties, WCVA works in partnership with others to provide a variety of services.
WCVA, in partnership with local county voluntary councils (CVCs), produces a suite of Information Sheets on a wide variety of topics including ‘Trustee and Governance’. These sheets can be obtained from your local CVC or can be downloaded from the WCVA trustee website.
A nationwide programme of affordable training for voluntary and community groups is delivered through a partnership between local county voluntary councils. The courses cover the A to Z of running a voluntary or community group. For information on courses please visit http://www.coursesforcommunities.org.uk or contact your local CVC to book a place on one of the courses.
The Voices for Change Cymru project helps voluntary organisations of all sizes who would like to have their voices heard by local or national decision makers. If you’d like to know more about how political structures in Wales work, who to influence and how to campaign and lobby then visit http://www.voicesforchangecymru.org.uk
Training courses are also available from http://participationcymru.org.uk and http://www.sustainablefundingcymru.org.uk
The WCVA Helpdesk provides information, support and signposting for the third sector help@wcva.org.uk 0800 2888329
Return to Top
What’s occurring at the Assembly? How might it affect you?
The legislative capability of the Assembly will continue to grow. Voluntary organisations need to be aware of how they are regulated by the Assembly. To enable you keep up to date with what’s happening at the National Assembly for Wales the WCVA’s Voices for Change Cymru provides a free monitoring service. Just click to see what’s occurring.
Return to Top
Trustee recruitment
Local county volunteer centres (CVCs) provide facilities for third sector organisations to seek trustee and volunteers.
Volunteering Wales, Recruit 3 and WCVA’s weekly Network jobs also provide free opportunities to recruit trustees.
Helpdesk and the benefits of WCVA membership
Each month over 1000 voluntary organisations take advantage of the information, updates and cost savings they receive as part of the benefits of full membership with WCVA.
Full membership starts at just £30 per year and includes a twice monthly third sector magazine, fortnightly member’s e-briefings and personalized grant finder searches. Members are also entitled to discounts on computer software and hardware, telecommunications, translation services corporate products, publicity materials and insurance.
To request a membership information pack and application form, please email help@wcva.org.uk or call the WCVA Helpdesk on 0800 2888 329.
Return to Top
The WCVA family of websites
www.wcva.org.uk
www.sustainablefundingcymru.org.uk
www.trusteewales.org.uk
www.involvingpeople.org.uk
www.wcva-cru.org.uk
www.volunteering-wales.net
www.voicesforchangecymru.org.uk
www.participationcymru.org.uk
www.goldstarcommunities.org.uk
www.coursesforcommunities.org.uk
Local County Voluntary Council contact details
For a full list of the County Voluntary Councils please click here
Newyddion Ymddiriedolaeth
Mae hon yn neges ddwyieithog, cliciwch yma am y fersiwn Saesneg.
Cyhoeddir Newyddion Ymddiriedolwyr ar gyfer e-aelodau WCVA sydd wedi cofrestru i dderbyn gwybodaeth ar faterion ymddiriedolwyr a llywodraethu. Mae Newyddion Ymddiriedolwyr yn cael ei ddosbarthu’n fisol. Os hoffech gofrestru i dderbyn Newyddion Ymddiriedolwyr, cwblhewch y ffurflen ar-lein drwy ddilyn y ddolen ganlynol www.wcva.org.uk/membership. Mae WCVA yn cynhyrchu amrywiaeth eang o e-gylchlythyrau i gynorthwyo mudiadau trydydd sector yn eu gwaith, a gallwch danysgrifio i’w derbyn drwy ddilyn yr un ddolen.
Mae WCVA yn awyddus i glywed am y materion cyfreithiol, ymddiriedolwyr a llywodraethu hynny sy’n achosi dryswch neu bryder i chi. Mae Newyddion Ymddiriedolwyr yn gyfle i edrych ar y materion hynny sydd fwyaf perthnasol i’r trydydd sector. Yr ydym yn croesawu’ch awgrymiadau am bynciau y gellid eu cynnwys mewn rhifynnau o Newyddion Ymddiriedolwyr yn y dyfodol. Cysylltwch ag avaughan@wcva.org.uk.
Mae Newyddion Ymddiriedolwyr y mis yma’n cynnwys
Eitemau arbennig yn Trustee News y mis hwn:
- Rhwymedigaethau personol ymddiriedolwyr a chynlluniau pensiwn
- Mudiadau Corfforedig Elusennol - diweddariad
- Cymdeithasau Diwydiannol a Darbodus – Mesur Aelodau Preifat
- Gwybodaeth am y wasgfa ar y sector cyhoeddus
- Y Cyngor Taliadau a sieciau
- Y Comisiwn Gwasanaethau Cyfreithiol – ymgynghoriad ar gyfraith gofal cymdeithasol i oedolion
- Cofrestru â’r Comisiwn Etholiadol – gair i’ch atgoffa
- Pa mor ddiogel ydych chi’n cadw data personol? Ysgrifennwyd yr erthygl hon gan Emma Burns, partner gyda Geldards LLP yn eu swyddfa yng Nghaerdydd. Mae Emma hefyd yn un o ymddiriedolwyr Breast Cancer Care.
Rhwymedigaethau personol ymddiriedolwyr a chynlluniau pensiwn
Mae’r anghydfod rhwng y corff sy’n rhedeg cynllun pensiwn yr YMCA a nifer o gymdeithasau lleol bach yn un y dylai ymddiriedolwyr gadw llygad arno. Mae ymddiriedolwyr Cynllun Pensiwn yr YMCA yn honni bod gan gymdeithas leol Hirwaun ddyled o £18,200 fel ei gyfraniad at y diffyg yn y cynllun pensiwn. Maent yn honni bod Mr Colin Shaw, gwirfoddolwr gyda YMCA Hirwaun, yn atebol yn bersonol am y ddyled honedig gan fod yr elusen yn un anghorfforedig. Disgwylir y bydd yr achos yn cael ei glywed ar 18 Mawrth.
Mae cyngor a chymorth ar gael i unrhyw ymddiriedolwr sy’n bryderus ynghylch eu rhwymedigaeth bersonol. Mae WCVA, mewn partneriaeth â chynghorau gwirfoddol sirol (CGSau) yn cynhyrchu cyfres o Daflenni Gwybodaeth ar amrywiaeth eang o bynciau gan gynnwys ymddiriedolwyr a’u rhwymedigaethau. Mae’r taflenni hyn ar gael gan eich CGS neu gellir eu llwytho i lawr o wefan Ymddiriedolwyr WCVA. Gweler manylion cyswllt eich CGS ar ddiwedd y cylchlythyr hwn.
Mudiadau Elusennol Corfforedig – prinder amser seneddol
Ni fydd y Mudiad Elusennol Corfforedig hir ddisgwyliedig a ddylai fod yn weithredol ers Haf 2008, ar gael yn awr tan ddiwedd 2010 neu ddechrau 2011. Y rheswm am yr oedi hwn yw prinder amser seneddol i basio’r is-ddeddfwriaeth angenrheidiol, problemau gweithredol sy’n gysylltiedig â’i gyflwyno’n raddol a phryderon ynghylch gallu’r rheoleiddiwr i reoli gwybodaeth am rwymedigaethau MECau. Y nod yn awr yw cyflwyno’r ddeddfwriaeth angenrheidiol cyn gynted â phosibl yn y senedd newydd.
Mae Mesur Aelodau Preifat wedi ei gyflwyno gerbron y Senedd gyda’r nod o foderneiddio’r gyfraith sy’n ymwneud â chymdeithasau diwydiannol a darbodus a sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r gyfraith cwmnïau gyfredol. Prif elfennau’r mesur yw:-
-
Gofyniad bod pob cymdeithas ddiwydiannol a darbodus newydd yn cael ei chofrestru un ai fel cymdeithas gydweithredol neu fudd cymunedol.
-
Newid enw’r Deddfau Diwydiannol a Darbodus i Ddeddfau Cymdeithasau Budd Cymunedol ac Undebau Credyd.
-
Sicrhau bod Deddf Anghymhwyso Cyfarwyddwyr Cwmnïau 1986 yn weithredol yn achos cymdeithasau diwydiannol a darbodus er mwyn sicrhau bod yr elfen hon o lywodraethu corfforaethol ar gyfer Cymdeithasau Diwydiannol a Darbodus yn gweithredu yn yr un ffordd â chwmnïau a chymdeithasau cydfuddiannol eraill.
-
Rhoi pwerau i’r Trysorlys i weithredu cyfraith cwmnïau yn achos cymdeithasau diwydiannol a darbodus, yn enwedig o ran diddymu, adfer i’r gofrestr, enwau cwmnïau ac ymchwiliadau i gwmnïau.
Gwybodaeth am y Wasgfa ar y Sector Cyhoeddus
Os oes gennych unrhyw wybodaeth am doriadau ariannol yr ydych yn barod i’w rhannu ag WCVA, e-bostiwch: avaughan@wcva.org.uk.
Y Cyngor Taliadau a Sieciau
Yn 2009 penderfynodd y Cyngor Taliadau na fyddai’n delio â sieciau ar ôl 2018. Mae’r Cyngor Taliadau bellach wedi cyhoeddi na fydd yn diddymu sieciau cyn 2018 ac y bydd yn cynnal gweithdai i elusennau sy’n poeni am fancio electronig.
Bydd y newid i fancio electronig yn trosglwyddo baich prawf ar Ymddiriedolwyr sydd am dderbyn ad-daliadau. Bydd banc yn ad-dalu arian a dynnwyd drwy ddefnyddio siec wedi’i ffugio, oni bai bod y banc yn gallu dangos bod yr Ymddiriedolwyr wedi bod yn esgeulus. Bydd y baich hwnnw’n awr cael ei drosglwyddo i’r ymddiriedolwyr a fydd yn gorfod dangos bod y banc wedi bod yn esgeulus wrth ddelio â thrafodion bancio electronig. Gallai diddymu sieciau olygu bod elusennau bach yn agored i dwyll, yn ôl arbenigwr mewn cyfrifo elusennau bach. Gallai olygu amser a chost iddynt wrth geisio’i brofi a gallai hynny cael effaith andwyol ar lif arian elusennau.
Y Comisiwn Gwasanaethau Cyfreithiol – ymgynghoriad ar gyfraith gofal cymdeithasol i oedolion
Yn 2008 cyhoeddodd Comisiwn y Gyfraith wybodaeth am brosiect i adolygu cyfraith gofal cymdeithasol i oedolion yng Nghymru a Lloegr. Mae gofal cymdeithasol i oedolion yn cynnwys amrywiaeth o wasanaethau a ddarperir gan adrannau gwasanaethau cymdeithasol megis canolfannau gofal dydd a gwasanaethau gofal cartref, yn ogystal ag asesiadau o angen a diogelu oedolion rhag cael camdriniaeth ac esgeulustod.
Cyhoeddwyd papur ymgynghori Comisiwn y Gyfraith, sy’n amlinellu cynigion manwl ar gyfer diwygio’r gyfraith, ar 24 Chwefror 2010. Gellir ei lwytho i lawr yn http://www.lawcom.gov.uk/adult_social_care.htm.
Mae’r paragraffau canlynol wedi’u codi o lythyr Comisiwn y Gyfraith sy’n cynnwys gwybodaeth gefndir.
Pam mae angen diwygio’r gyfraith?
Mae’r fframwaith cyfreithiol ar gyfer darparu gwasanaethau gofal yn y gymuned yn gorff tameidiog a darniog o gyfraith. Mae hyn yn arwain at aneffeithlonrwydd ac ansicrwydd, i ddefnyddwyr gwasanaeth ac i weithwyr gofal cymdeithasol proffesiynol fel ei gilydd. Mae rhai rhannau’n annealladwy ac mae eraill yn ddryslyd ac yn gwahaniaethu ar adegau. Nod y prosiect yn y pen draw yw creu strwythur cyfreithiol newydd ystyrlon – ar ffurf ystatud gofal cymdeithasol sengl ar gyfer Cymru a Lloegr – fel y bydd yn haws i ddefnyddwyr gwasanaeth a gofalwyr ddeall pa wasanaethau y mae ganddynt hawl i’w derbyn. Mae’r adolygiad hefyd yn gyfle i foderneiddio iaith a chysyniadau yn y gyfraith, er mwyn adlewyrchu’n well ein dealltwriaeth gyfredol o anabledd a dinasyddiaeth.
Cip ar brif nodweddion y prosiect:
- A ddylai statud gofal cymdeithasol newydd gynnwys egwyddorion craidd i ategu ac arwain gweithredoedd gweithwyr gofal cymdeithasol proffesiynol?
- A ddylid cael dyletswydd sengl i ymgymryd ag asesiad gofal yn y gymuned, a phryd ddylai hwnnw gael ei sbarduno?
- Sut ddylai’r gyfraith ddarparu ar gyfer asesiad o ofalwyr, ac a yw’r diffiniad cyfredol o ofalwr yn un priodol?
- Sut ddylai’r gyfraith bennu’r hawl i dderbyn gwasanaethau a thaliadau uniongyrchol?
- A all y gyfraith helpu i sicrhau nad yw pobl anabl yn cael eu rhwystro rhag symud i ardal awdurdod lleol arall am na wyddant ymlaen llaw a fydd ganddynt hawl i dderbyn gwasanaethau?
- Sut ddylai’r diffiniadau a’r iaith a ddefnyddir mewn deddfwriaeth gael eu haddasu er mwyn moderneiddio a dileu stigma mewn gwasanaethau?
- Pa newidiadau cyfreithiol sydd angen eu gwneud i weithdrefnau diogelu oedolion?
- Ym mha ffordd ddylai’r gyfraith adlewyrchu’r gwahaniaethau rhwng Cymru a Lloegr?
Dechreuodd cyfnod ymgynghori o bedwar mis ar 24 Chwefror ac mae Comisiwn y Gyfraith yn awyddus i annog amrywiaeth eang o sylwadau – yn enwedig gan weithwyr cymdeithasol, defnyddwyr gwasanaeth a’u teuluoedd, gofalwyr ac eiriolwyr. Yn ystod yr ymgynghoriad bydd Comisiwn y Gyfraith yn mynychu cyfarfodydd a chynadleddau ar hyd a lled y wlad, i geisio sicrhau ei bod yn derbyn amrediad llawn o ymatebion i’r cynigion.
Os oes gennych unrhyw gyfarfodydd, gweithdai neu ddigwyddiadau a allai gyfrannu at y broses ymgynghori neu os ydych yn barod i drefnu un yn unswydd ar gyfer ymgynghori â Chomisiwn y Gyfraith, gofynnir i chi gysylltu â Chomisiwn y Gyfraith un ai drwy e-bostio adultsocialcare@lawcommission.gsi.gov.uk neu ffonio Amanda Walker ar 0203 334 0264.
Y Comisiwn Etholiadol – gair i’ch atgoffa
Mae’r Comisiwn Etholiadol wedi dechrau ysgrifennu at elusennau i’w cynghori ynghylch y rheolau sy’n ymwneud ag ymgyrchu yn y cyfnod cyn etholiad. Mae’r erthygl yn cael ei chyhoeddi eto ar ôl ymddangos yn rhifyn Chwefror o Newyddion Ymddiriedolwyr er mwyn eich atgoffa.
Gydag etholiad cyffredinol ar y gorwel, mae’r Comiwn Elusennau wedi cyhoeddi canllaw ar ‘Elusennau ac Etholiadau’. Bydd y canllaw hwn yn galluogi elusen i benderfynu a oes angen iddi gofrestru â’r Comisiwn Etholiadol. Dylai elusennau fod yn annibynnol a chael eu gweld hefyd yn annibynnol o wleidyddiaeth plaid. Bydd canllaw'r Comisiwn Elusennau yn galluogi elusennau i gadw’u hannibyniaeth a defnyddio’u llais yn effeithiol ar adeg etholiad. Mae’n bosibl y byddai angen i elusennau sy’n defnyddio deunydd y gellid edrych arnynt fel rhywbeth sy’n awgrymu i’r cyhoedd bod pleidiau neu ymgeiswyr penodol yn cefnogi neu’n gwrthwynebu eu polisïau gofrestru â’r Comisiwn Etholiadol. Bydd yn rhaid i unrhyw fudiad sy’n ymgyrchu ar fater gwleidyddol yn ystod cyfnod etholiad ac sy’n gwario dros £10,000 yn Lloegr neu £5,000 yng ngweddill y DU gofrestru â’r Comisiwn Etholiadol.
I ddarllen canllaw'r Comisiwn Elusennau, cliciwch yma.
Pa mor ddiogel ydych chi’n cadw data personol?
Mae diogelu data’n faes cydymffurfio sy’n gynyddol bwysig i elusennau. Mae elusennau’n dueddol o gadw llawer o wybodaeth am lawer o grwpiau gwahanol gan gynnwys eu cyflogeion, cleientiaid, cefnogwyr, gwirfoddolwyr ac, wrth gwrs, eu hymddiriedolwyr. Mae gwelliannau mewn gallu technegol i storio, cyrchu a throsglwyddo data’n golygu cyfleoedd enfawr, ond mae hefyd yn golygu risgiau newydd a sylweddol y dylai ymddiriedolwyr fod yn eu hystyried fel rhan o’u strategaeth risg.
Yr hyn na fyddwch yn falch o’i glywed yw bod y risg yn debygol o gynyddu’n sylweddol y Gwanwyn yma....
Dyna pryd y bydd Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn cael pwerau newydd i orfodi dirwyon sylweddol. Mae hyn yn adwaith i’r achosion proffil uchel diweddar pan dorrwyd gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data, a’r mwyaf amlwg ohonynt oedd pan aeth 25 miliwn o gofnodion Budd-dal Plant, gan gynnwys enwau, cyfeiriadau a manylion cyfrifon banc, ar goll pan gollwyd disg yn y post. Ond hefyd cyfaddefodd un o gontractwr y Swyddfa Gartref, PA Consulting, eu bod wedi colli cofbin cyfrifiadur oedd yn cynnwys gwybodaeth am bob un o’r 84,000 o garcharorion yng Nghymru a Lloegr, gan gynnwys manylion personol oddeutu 10,000 o droseddwyr mynych.
Er bod rhai o’r achosion uchaf eu proffil wedi bod yn y sector cyhoeddus, nid yw’n rhywbeth sydd wedi’i gyfyngu i’r sector hwnnw. Cyfaddefodd staff T-Mobile y llynedd eu bod wedi trosglwyddo cofnodion miloedd o’u cwsmeriaid i froceriaid trydydd parti. Yna gwerthodd y broceriaid hyn y data i gwmnïau ffôn eraill, a fu’n gwneud galwadau diwahoddiad i gwsmeriaid pan oedd eu contractau ar fin dod i ben.
‘Mae niferoedd annerbyniol o ddata’n cael eu dwyn, eu colli wrth gael eu trosglwyddo neu’n cael eu colli gan staff. Mae llawer gormod o ddata personol yn dal i gael ei lwytho i lawr yn ddiangen o weinyddion diogel i liniaduron, cofbinnau a chyfryngau symudol eraill heb eu hamgryptio.’ Y Dirprwy Gomisiynydd Gwybodaeth, David Smith
Yr oedd stori arall o’r sector preifat y llynedd yn ymwneud â rhestr o ‘bobl waharddedig’ a oedd yn cael ei chadw gan y grŵp amheus The Consulting Association. Yr oedd yn cadw cronfa ddata a oedd yn cynnwys 3,200 o enwau ac anfonebau a oedd yn dangos bod 44 o gwmnïau adeiladu, gan gynnwys rhai o blith y mwyaf yn y DU, wedi defnyddio’i wasanaethau i fetio staff heb yn wybod iddynt.
Beth yw’r pwerau newydd?
O 6 Ebrill 2010, ymlaen bydd gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth bwerau i bennu dirwy hyd at £500,000 am bob achos lle torrir y ddeddfwriaeth diogelu data. Gall y Swyddfa bennu’r dirwyon hyn pan mae:
- achos difrifol o dorri egwyddorion diogelu data’n debygol o achosi niwed neu drallod sylweddol
ac un ai bod y tor-amod
- yn fwriadol
- neu fod y sefydliad yn gwybod, neu y dylai wybod, y byddai’r tor-amod yn digwydd, ac y byddai’n debygol o achosi trallod sylweddol, ond nad oeddent wedi cymryd camau rhesymol i’w atal.
Mae lefel y dirwyon posibl yn ddatblygiad sy’n achosi pryder i elusennau, ond dylent gael eu cysuro gan y ffaith bod Swyddfa’r Comisiynydd yn awyddus i bwysleisio y bydd maint y ddirwy’n ddibynnol ar yr amgylchiadau ym mhob achos. Bydd Swyddfa’r Comisiynydd yn ystyried y canlynol:
- beth yn union yw’r tor-amod a faint o bobl a effeithir ganddo
- yr effaith y mae’n ei gael ar y bobl hynny
- ymddygiad y sefydliad euog, gan gynnwys a oedd ganddo weithdrefnau ar waith i osgoi’r tor-amod ac a oedd wedi hysbysu Swyddfa’r Comisiynydd amdano o’u gwirfodd
- yr effaith a gâi’r gosb ariannol ar yr elusen, o ystyried ei maint a’i hadnoddau.
Y cynllun Addewid Gwybodaeth Bersonol
Neges Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i bob mudiad am y dirwyon newydd yw nad oes ganddynt ddim i’w ofni os ydynt yn cymryd eu cyfrifoldebau o dan y Ddeddf Diogelu Data o ddifrif. Mae’r Swyddfa hefyd wrthi o hyd yn ceisio annog mudiadau i gydymffurfio drwy fecanweithiau positif megis y cynllun Addewid Gwybodaeth Bersonol.
Mae’r Swyddfa’n disgrifio’r Addewid fel ‘datganiad cenhadaeth ar gyfer trafod gwybodaeth bersonol sy’n gweithredu fel arwydd o’r brig bod diogelu data personol yn nod sefydliadol pwysig’. Nid yw’r Addewid yn creu unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol, ond mae’n dangos ymrwymiad cyhoeddus y mudiad i gydymffurfio â’r Ddeddf Diogelu Data ac i storio pob data’n ddiogel. Mae hyn yn sicr yn rhywbeth y dylai ymddiriedolwyr anelu ato.
Ysgrifennwyd yr erthygl hon gan Emma Burns, partner gyda Geldards LLP wedi’i lleoli yn eu swyddfa yng Nghaerdydd. Mae Emma yn un o ymddiriedolwr Breast Cancer Care.
Eitemau rheolaidd yn Trustee News sy’n cael eu diweddaru bob mis
- Cynadleddau WCVA
- Adnoddau a chyfleoedd hyfforddiant ar gyfer ymddiriedolwyr
- Recriwtio ymddiriedolwyr
- Beth sy’n digwydd yn y Cynulliad? Sut y gallai hynny effeithio arnoch chi?
- Desg gymorth a manteision Aelodaeth o WCVA
- Teulu gwefannau WCVA
- Manylion cysylltu Cynghorau Gwirfoddol Sirol lleol
Cynadleddau WCVA
Cynhelir Cynhadledd Cyfraith Elusennau Cymru 2010 yng Nghaerdydd ar 20 Mai. Y nod yw darparu cyngor a chanllawiau ar yr agweddau hynny ar y gyfraith sydd o’r diddordeb mwyaf i chi. Mae’r cynlluniau presennol yn cynnwys y newyddion diweddaraf am gyfraith cyflogaeth, cyngor ynglŷn â defnyddio pecyn cymorth y Comisiwn Elusennau wrth ystyried gweithio ar y cyd, a drafftio a gweithredu cod ymddygiad ar gyfer ymddiriedolwyr.
Os oes gennych awgrymiadau cysylltwch ag avaughan@wcva.org.uk.
Cynhelir y Gynhadledd Ymddiriedolwyr a Llywodraethu yn Wrecsam ar 11 Tachwedd 2010.
Cynhelir dwy seminar hanner diwrnod ar bwnc amserol eleni hefyd.
Adnoddau a chyfleoedd hyfforddiant ar gyfer ymddiriedolwyr
Mae bod yn ymddiriedolwr yn rhoi llawer o bleser ond mae hefyd yn gallu bod yn waith anodd. Er mwyn cynorthwyo ymddiriedolwyr i gyflawni eu dyletswyddau, mae WCVA yn gweithio mewn partneriaeth â chyrff eraill i ddarparu gwasanaethau amrywiol.
Mae WCVA, mewn partneriaeth â chynghorau gwirfoddol sirol, yn cynhyrchu cyfres o Daflenni Gwybodaeth ar amrywiaeth eang o bynciau, gan gynnwys ‘Ymddiriedolwyr a Llywodraethu’. Gallwch gael copïau o’r taflenni hyn gan eich Cyngor Gwirfoddol Sirol Lleol neu gallwch eu llwytho i lawr o wefan ymddiriedolwyr WCVA.
Mae rhaglen genedlaethol o hyfforddiant fforddiadwy i grwpiau gwirfoddol a chymunedol yn cael ei darparu drwy bartneriaeth rhwng cynghorau gwirfoddol sirol lleol. Mae’r cyrsiau’n ymdrin â phob agwedd ar redeg grŵp gwirfoddol neu gymunedol. Os hoffech gael gwybodaeth am y cyrsiau ewch i http://www.coursesforcommunities.org.uk neu cysylltwch â’ch Cyngor Gweithredu Gwirfoddol lleol i archebu lle ar un o’r cyrsiau.
Mae prosiect Lleisiau dros Newid Cymru’n helpu mudiadau gwirfoddol o bob maint a fyddai’n hoffi i’w lleisiau gael eu clywed gan bobl sy’n gwneud penderfyniadau ar lefel leol neu genedlaethol. Os hoffech wybod mwy ynglŷn â sut mae strwythurau gwleidyddol yng Nghymru’n gweithio, ar bwy i ddylanwadu a sut i ymgyrchu a lobïo yna ewch i (http:/www.voicesforchangecymru.org.uk
Mae cyrsiau hyfforddiant ar gael hefyd yn http://www.participationcymru.org.uk a http://www.sustainablefundingcymru.org.uk
Mae Desg Gymorth WCVA yn darparu gwybodaeth, cefnogaeth a gwasanaeth cyfeirio i’r trydydd sector help@wcva.org.uk 0800 2888329
Beth sy’n digwydd yn y Cynulliad? Sut y gallai hynny effeithio arnoch chi?
Bydd gallu deddfwriaethol y Cynulliad yn cynyddu o hyd. Mae angen i fudiadau gwirfoddol fod yn ymwybodol o’r ffordd y maent yn cael eu rheoleiddio gan y Cynulliad. Er mwyn sicrhau eich bod yn gwybod y newyddion diweddaraf o Gynulliad Cenedlaethol Cymru mae Lleisiau dros Newid Cymru, dan ofal WCVA, yn darparu gwasanaeth monitro di-dâl. Cliciwch i weld beth sy’n digwydd.
Recriwtio Ymddiriedolwyr
Mae canolfannau gwirfoddoli sirol lleol yn darparu cyfleusterau sy’n galluogi sefydliadau’r trydydd sector i chwilio am ymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr.
Mae Gwirfoddoli Cymru, Recruit 3 a Network jobs, sy’n cael ei gyhoeddi’n wythnosol gan WCVA, hefyd yn cynnig cyfleoedd di-dâl i recriwtio ymddiriedolwyr.
Desg gymorth a manteision aelodaeth o WCVA
Bob mis mae dros 1000 o fudiadau gwirfoddol yn manteisio ar yr wybodaeth, y diweddariadau a’r arbedion y maent yn eu cael drwy fod yn aelodau llawn o WCVA.
Mae aelodaeth lawn yn dechrau am gyn lleied â £30 y flwyddyn ac mae’n cynnwys cylchgrawn i’r trydydd sector sy’n cael ei gyhoeddi ddwywaith y mis, e-friffiau i’r aelodau bob pythefnos a gwasanaeth wedi’i bersonoli er mwyn dod o hyd i grantiau. Yn ychwanegol at hyn mae gan aelodau hawl i gael disgownt ar feddalwedd a chaledwedd cyfrifiadurol, gwasanaethau telathrebu, gwasanaeth cyfieithu, cynnyrch corfforaethol, deunyddiau cyhoeddusrwydd ac yswiriant.
Os hoffech gael pecyn gwybodaeth am aelodaeth a ffurflen gais, anfonwch e-bost i help@wcva.org.uk neu ffoniwch Ddesg Gymorth WCVA ar 0800 2888 329.
Teulu gwefannau WCVA
www.wcva.org.uk
www.sustainablefundingcymru.org.uk
www.trusteewales.org.uk
www.involvingpeople.org.uk
www.wcva-cru.org.uk
www.volunteering-wales.net
www.voicesforchangecymru.org.uk
www.participationcymru.org.uk
www.goldstarcommunities.org.uk
www.coursesforcommunities.org.uk
Am rhestr o'r Cynghorau Gwirfoddol Sirol cliciwch yma.
